Telefon: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 13. August 2018, 08:26 Uhr

Allgemeine Info

Jeder Mitarbeiter/Lehrende bekommt an der PH eine persönliche Durchwahl, die sich nicht ändert, auch wenn sich ihr Arbeitsbereich ändert. - Vergleichbar mit einer Rufnummernmitnahme bei Mobiltelefonen. Die Durchwahlen der PH sind immer 4-stellig und beginnen mit 7xxx. Falls Sie noch keine persönliche Durchwahl haben, schicken Sie bitte eine email an: telefon-support@ph-ooe.at

Wählen einer Rufnummer

Wenn Sie eine Rufnummer anrufen möchten, geben Sie zuerst die Zifferen über die Tasten ein. Nach der Eingabe der Nummer müssen Sie diese noch bestätigen, indem Sie entweder den Hörer von der Gabel abheben oder falls Sie dies schon vor dem wählen gemacht haben, müssen sie die Taste „Wählen“ unterhalb des Displays drücken. (Das ist wie bei einem Mobiltelefon, auch da müssen Sie den Wählvorgang bestätigen)

WICHTIG: Wenn Sie eine externe Rufnummer anrufen möchten, müssen sie vor der Rufnummer noch eine 0 eingeben.

Funktionen des Telefonsystems

• HD Sprachtelefonie
  
• Voicemails
  
• (Zeitbasierte) Rufumleitung
  
• Weiterleiten mit und ohne Rückfragen
  
• Web-Administrationsoberfläche
  
• Telefonbuch
  
• Telefonkonferenzen
  
• Click to Call Funktion (Call-Board)
  
• Gruppenrufnummern
  
• Webcall
  
• Mehrere Rufnummern auf einem Telefon
  
• Anruflisten
  
• Call-Board
  
• Mobile Call Forwarding
  
• Persönlicher Telefonassistent
  
• Automatische e-mail Benachrichtigungen
  

Telefonanleitung Polycom Soundpoint 335/650

Hier gehts zu den Anleitungen von den Soundpoint Telefonen.

Telefonanleitung Polycom VVX

Hier gehts zu den Anleitungen von den VVX Telefonen.

Anrufweiterleitung

Das Telefonsystem bietet die Möglichkeit, ankommende Anrufe zu einer anderen Nummer umzuleiten. Dazu kann man über das Webinterface (https://sip.ph-ooe.at) im Reiter “Rufweiterleitung” einstellen, wie Rufsequenz durchgeführt werden soll und welche Rufnummern in welcher Abfolge und wie lange für die Rufumleitung aktiv sind. (Falls Sie ihr Passwort vergessen haben, schicken Sie bitte eine email an: telefon-support@ph-ooe.at) Zusätzlich dazu, kann man noch einen eigenen Zeitplan erstellen, der dann mit den Umleitungsregeln verknüpft werden kann. Dadurch ist es möglich, auch zeitbasierende Rufumleitungsregeln zu definieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Rufnummer für die Weiterleitung so eingeben müssen, wie wenn Sie eine Rufnummer von ihrem Telefon an der PH wählen würden. (Bsp. zu einem Mobiltelefon von A1 wäre das korrekte Format: 00664…)

Mobile Call Forwarding

Sie können nun Rufumleitungen einfach und schnell mit ihrem Mobiltelefon aktivieren bzw. deaktivieren. Dazu geben Sie dem Support-Team vorab die Rufnummern bekannt, zu denen Sie öfters umleiten möchten. Sobald dies eingerichtet ist, können sie von überall mit einem kurzen Telefonanruf die Rufumleitungen steuern. Dazu wird KEINE App benötigt und funktioniert mit jedem Mobiltelefon!

Click2Dial

Telefonieren Sie mit einem einfachen Mouseclick! Auf Wunsch bekommen Sie eine personalisierte Webseite, von der aus Sie mit einem einfachen Mouseclick auf einen Button einen Anruf starten können. Der große Vorteil dabei ist, dass Sie sich keine Rufnummern auswendig merken müssen und auch ohne “Eintippen” einer Rufnummer schnell und einfach Telefonieren könne. Sobald Sie einen Button mit dem entsprechenden Namen auf der Webseite drücken, läutet ihr Telefon, Sie heben den Hörer ab und anschließend wählt das Telefon ohne dass Sie etwas machen müssen die Zielrufnummer. Das funktioniert mit jedem Browser und von jedem Computer/Tablet/Smartphone OHNE der Installation zusätzlicher Software! Derzeit können leider nur interne Rufnummern so angerufen werden. Genauere Infos mit Screenshots finden Sie hier: http://wiki.ph-ooe.at/Callboard

Webinterface

Damit Sie ihren Telefonanschluss administrieren können, gibt es bei unserer Telefonanlage natürlich auch ein entsprechendes Webinterface, das Sie über https://sip.ph-ooe.at von den Computern an der PH erreichen können. Von aussen ist das Webinterface NICHT erreichbar! Hier eine kurze Übersicht der wichtigsten Funktionen im Webinterface administrieren:

• Anrufliste (mit Sortierung u. Suche)
  
• Telefonbuch (mit Sortierung u. Suche)
  
• Export des Telefonbuchs als .csv u. vcard
  
• Anlegen u. Ändern von Kurzwahlnummern + Presence
  
• Abrufen/Löschen/Speichern der Voicemails
  
• Voicemail Einstellungen
  

VoiceBox

Jede Durchwahl hat automatisch eine Voicebox, auf der Anrufer Sprachnachrichten hinterlassen können. Wenn ihnen jemand eine Sprachnachricht auf die Voicebox spricht, bekommen Sie diese als Anhang in einer email. Sie können aber auch direkt von ihrem Telefon im Büro ihre Sprachnachrichten abhören und verwalten. Dazu …

Telefonkonferenzen

Unser System beinhaltet auch einen Telefonkonferenzserver, der von internen Durchwahlen als auch von außen erreichbar ist. Jede Telefonkonferenz hat eine 4-stellige Durchwahl, die von intern direkt und von außen über die +43 732 7470 angerufen werden kann. Für die Administration einer Telefonkonferenz gibt auch eine spezielle Webseite, auf der Sie auch zusätzliche TeilnehmerInnen hinzufügen können. Sie können Telefonkonferenzen auch Aufnehmen und das Audiofile anschließend vom Server herunterladen. Grundsätzlich gibt es keine Begrenzung der Teilnehmer, aus administrativen Gründen werden nicht mehr als 30 Teilnehmer empfohlen. Die Konferenzen unterstützen ebenfalls HD Voice. Um Telefonkonferenzen möglichst einfach zugänglich zu machen gibt es auch die Möglichkeit, ein WebRTC-Gateway einzurichten. Damit kann man direkt mit einem Internetbrowser an einer Telefonkonferenz teilnehmen, ohne dass eine zusätzliche Software oder Plugin installiert werden muss.

Telefonkonferenzen können auch mit einem PIN Code versehen werden, um den Zugang einzuschränken und eine eventuell benötigte Vertraulichkeit zu sichern. Wenn Sie selbst Telefonkonferenzen intensiver nützen möchten, können wir ihnen gerne einen eigenen Konferenzraum (mit oder ohne PIN) anlegen. Schicken Sie uns dazu bitte eine email an: telefon-support@ph-ooe.at

"Nicht-persönliche“ Durchwahlen für Aussendungen, Publikationen, …

Rufnummern, die in Aussendungen, Publikationen, usw. verwendet werden, sollten immer Nummern sein, die keiner Person gehören. Diese „Phantom“ Nummern werden an die entsprechenden Personen weitergeleitet. Dies garantiert eine einfache Handhabung für den Kunden und eine Verbesserung des Services. Zuständigkeiten von Personen ändern sich immer wieder an der PH, deshalb ist ein publizieren von persönlichen Rufnummern in Aussendungen NICHT empfehlenswert!

Gruppenrufnummern

Wenn mehrere Personen sich eine Zuständigkeit teilen ist eine Gruppenrufnummer empfehlenswert. Dies führt zu einer verbesserten Erreichbarkeit und somit zu einer höheren Effizienz. Gruppenrufnummern können schnell und problemlos erstellt und realisiert werden, schicken Sie dazu bitte eine e-mail an: telefon-support@ph-ooe.at

Mehrere Rufnummern auf einem Telefonapparat

Es ist problemlos möglich, mehrere Rufnummern auf einem physischen Telefon zu hinterlegen. So können Gruppenrufnummern und „nicht-persönliche“ Durchwahlen einfach umgesetzt werden. Bei abgehenden Anrufen kann ausgewählt werden, welche Durchwahl verwendet werden soll. Dazu muss man vor der Nummerneingabe die entsprechende Durchwahl neben dem Display auswählen.

Support

Bitte schicken Sie eine email an: telefon-support@ph-ooe.at

Rufnummernverzeichnis

Das aktuelle Rufnummerverzeichnis der PH finden Sie hier: http://wiki.ph-ooe.at/telefonverzeichnis