Telefon

Allgemeine Info

Jeder Mitarbeiter/Lehrende bekommt an der PH eine persönliche Durchwahl, die sich nicht ändert, auch wenn sich ihr Arbeitsbereich ändert. - Vergleichbar mit einer Rufnummernmitnahme bei Mobiltelefonen. Die Durchwahlen der PH sind immer 4-stellig und beginnen mit 7xxx. Falls Sie noch keine persönliche Durchwahl haben, schicken Sie bitte eine email an: telefon-support@ph-ooe.at

Wählen einer Rufnummer

Wenn Sie eine Rufnummer anrufen möchten, geben Sie zuerst die Zifferen über die Tasten ein. Nach der Eingabe der Nummer müssen Sie diese noch bestätigen, indem Sie entweder den Hörer von der Gabel abheben oder falls Sie dies schon vor dem wählen gemacht haben, müssen sie die Taste „Wählen“ unterhalb des Displays drücken. (Das ist wie bei einem Mobiltelefon, auch da müssen Sie den Wählvorgang bestätigen)

WICHTIG: Wenn Sie eine externe Rufnummer anrufen möchten, müssen sie vor der Rufnummer noch eine 0 eingeben.

AUS - Automatischer Unterrichts Status

Sie möchten während sie Unterrichten nicht durch Anrufe gestört werden und dem Anrufer gleichzeitig darüber informieren, dass sie gerade unterrichten? Dazu gibt es ab jetzt eine perfekte Lösung, die sie nur einmalig aktivieren müssen und ab dann funktioniert alles automatisch! Ihre LV Termine werden direkt aus PH-Online vom Telefonsystem ausgelesen. Dazu geben sie uns bitte die iCal Adresse zu ihrem PH-Online Terminkalender mit diesem Formular bekannt. Hier finden sie eine Anleitung, wie sie eine iCal Adresse von ihrem PH-Online Terminkalender generieren können.

Funktionen des Telefonsystems

• OneClick Callforwarding (einfaches Aktivieren- u. Deaktivieren von Rufumleitungen zu Mobiltelefonen)
• Voicemails
  
• (zeitbasierte) Rufumleitungen (1)
  
• Weiterleiten mit und ohne Rückfragen
  
• Telefonkonferenzen
  
• Gruppenrufnummern
  
• Anruflisten
  
• Call-Board (Click2Dial)
  
• Persönlicher Telefonassistent
  
• Automatische e-mail/signal Anrufbenachrichtigungen
  

(1) nur über das Webinterface steuerbar

Anrufweiterleitung

Das Telefonsystem bietet die Möglichkeit, ankommende Anrufe zu einer anderen Nummer umzuleiten. Dazu kann man über das Webinterface (https://sip.ph-ooe.at) im Reiter “Rufweiterleitung” einstellen, wie Rufsequenz durchgeführt werden soll und welche Rufnummern in welcher Abfolge und wie lange für die Rufumleitung aktiv sind. (Falls Sie ihr Passwort vergessen haben, schicken Sie bitte eine email an: telefon-support@ph-ooe.at) Zusätzlich dazu, kann man noch einen eigenen Zeitplan erstellen, der dann mit den Umleitungsregeln verknüpft werden kann. Dadurch ist es möglich, auch zeitbasierende Rufumleitungsregeln zu definieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Rufnummer für die Weiterleitung so eingeben müssen, wie wenn Sie eine Rufnummer von ihrem Telefon an der PH wählen würden. (Bsp. zu einem Mobiltelefon von A1 wäre das korrekte Format: 00664…)

OneClick Callforwarding

Sie können nun Rufumleitungen einfach und schnell mit einem einfachen Anruf von ihrem Mobiltelefon aktivieren bzw. deaktivieren. Genauere Infos dazu finden Sie hier: https://wiki.ph-ooe.at/Oneclick

e-mail/signal Benachrichtigung

Sie können sich nun über empfangene Anrufe via e-mail oder über den Messenger Signal eine Benachrichtung schicken lassen. Wenn Sie diese Funktion nützen möchten, schicken Sie bitte eine e-mail an: telefon-support@ph-ooe.at und diese Funktion wird umgehend bei ihrer Durchwahl aktiviert.

Telefonassistent

Falls Sie einmal in einer Besprechung sind oder Unterricht haben, können Sie ihren persönlichen Telefonassistent aktivieren, damit Anrufer entsprechend informiert werden. Genauere Informationen dazu finden Sie hier: https://wiki.ph-ooe.at/Telefonassistent

Click2Dial

Telefonieren Sie mit einem einfachen Mouseclick! Auf Wunsch bekommen Sie eine personalisierte Webseite, von der aus Sie mit einem einfachen Mouseclick auf einen Button einen Anruf starten können. Der große Vorteil dabei ist, dass Sie sich keine Rufnummern auswendig merken müssen und auch ohne “Eintippen” einer Rufnummer schnell und einfach Telefonieren könne. Sobald Sie einen Button mit dem entsprechenden Namen auf der Webseite drücken, läutet ihr Telefon, Sie heben den Hörer ab und anschließend wählt das Telefon ohne dass Sie etwas machen müssen die Zielrufnummer. Das funktioniert mit jedem Browser und von jedem Computer/Tablet/Smartphone OHNE der Installation zusätzlicher Software! Derzeit können leider nur interne Rufnummern so angerufen werden. Genauere Infos finden Sie hier: http://wiki.ph-ooe.at/Callboard

Webinterface

Damit Sie ihren Telefonanschluss administrieren können, gibt es bei unserer Telefonanlage natürlich auch ein entsprechendes Webinterface, das Sie über https://sip.ph-ooe.at von den Computern an der PH erreichen können. Von aussen ist das Webinterface NICHT erreichbar! Hier eine kurze Übersicht der wichtigsten Funktionen im Webinterface administrieren:

• Anrufliste (mit Sortierung u. Suche)
  
• Telefonbuch (mit Sortierung u. Suche)
  
• Export des Telefonbuchs als .csv u. vcard
  
• Anlegen u. Ändern von Kurzwahlnummern + Presence
  
• Abrufen/Löschen/Speichern der Voicemails
  
• Voicemail Einstellungen
  

VoiceBox

Jede Durchwahl hat automatisch eine Voicebox, auf der Anrufer Sprachnachrichten hinterlassen können. Wenn ihnen jemand eine Sprachnachricht auf die Voicebox spricht, bekommen Sie diese als Anhang in einer email. Sie können aber auch direkt von ihrem Telefon im Büro ihre Sprachnachrichten abhören und verwalten. Dazu drücken Sie den Nachriten-Button auf ihrem Telefon und das interaktive Menü führt Sie durch die Administration ihrer VoiceBox.

Telefonkonferenzen

Unser System beinhaltet auch einen Telefonkonferenzserver, der von internen Durchwahlen als auch von außen erreichbar ist. Jede Telefonkonferenz hat eine 4-stellige Durchwahl, die von intern direkt und von außen über die +43 732 7470 angerufen werden kann. Für die Administration einer Telefonkonferenz gibt auch eine spezielle Webseite, auf der Sie auch zusätzliche TeilnehmerInnen hinzufügen können. Sie können Telefonkonferenzen auch Aufnehmen und das Audiofile anschließend vom Server herunterladen. Grundsätzlich gibt es keine Begrenzung der Teilnehmer, aus administrativen Gründen werden nicht mehr als 30 Teilnehmer empfohlen. Die Konferenzen unterstützen ebenfalls HD Voice. Um Telefonkonferenzen möglichst einfach zugänglich zu machen gibt es auch die Möglichkeit, ein WebRTC-Gateway einzurichten. Damit kann man direkt mit einem Internetbrowser an einer Telefonkonferenz teilnehmen, ohne dass eine zusätzliche Software oder Plugin installiert werden muss.

Telefonkonferenzen können auch mit einem PIN Code versehen werden, um den Zugang einzuschränken und eine eventuell benötigte Vertraulichkeit zu sichern. Wenn Sie selbst Telefonkonferenzen intensiver nützen möchten, können wir ihnen gerne einen eigenen Konferenzraum (mit oder ohne PIN) anlegen. Schicken Sie uns dazu bitte eine email an: telefon-support@ph-ooe.at

"Nicht-persönliche“ Durchwahlen für Aussendungen, Publikationen, …

Rufnummern, die in Aussendungen, Publikationen, usw. verwendet werden, sollten immer Nummern sein, die keiner Person gehören. Diese „Phantom“ Nummern werden an die entsprechenden Personen weitergeleitet. Dies garantiert eine einfache Handhabung für den Kunden und eine Verbesserung des Services. Zuständigkeiten von Personen ändern sich immer wieder an der PH, deshalb ist ein publizieren von persönlichen Rufnummern in Aussendungen NICHT empfehlenswert!

Gruppenrufnummern

Wenn mehrere Personen sich eine Zuständigkeit teilen ist eine Gruppenrufnummer empfehlenswert. Dies führt zu einer verbesserten Erreichbarkeit und somit zu einer höheren Effizienz. Gruppenrufnummern können schnell und problemlos erstellt und realisiert werden, schicken Sie dazu bitte eine e-mail an: telefon-support@ph-ooe.at

Mehrere Rufnummern auf einem Telefonapparat

Es ist problemlos möglich, mehrere Rufnummern auf einem physischen Telefon zu hinterlegen. So können Gruppenrufnummern und „nicht-persönliche“ Durchwahlen einfach umgesetzt werden. Bei abgehenden Anrufen kann ausgewählt werden, welche Durchwahl verwendet werden soll. Dazu muss man vor der Nummerneingabe die entsprechende Durchwahl neben dem Display auswählen.

HomeOffice Lösungen

Wenn Sie im HomeOffice das Telefonsystem der PH nutzen möchten, gibt es mehrere Lösungen dafür.

Integration des privaten Mobiltelefons OHNE App für ankommende und abgehende Anrufe

Für ankommende Anrufe können Sie einfach mit der OneClick Funktion eine Rufweiterleitung zu ihrem Mobiltelefon aktivieren. Für abgehende Anrufe gibt es die Möglichkeit, dass ihr Mobiltelefon am PH-Gateway freigeschaltet wird. Sobald Sie sich ins Gateway eingewählt haben, verhält sich ihr Mobiltelefon wie ein Telefon an der PH, ohne dass Sie eine App installieren oder irgendwas umstellen müssen. Bei abgehenden Anrufen erscheint auch ihre PH Rufnummer und Sie können intern die 4stelligen Durchwahlen verwenden. Wenn Sie ihr Mobiltelefon beim PH Gateway freischalten lassen möchten, schicken Sie bitte eine e-mail an: telefon-support@ph-ooe.at .

Softphone+Headset für den Computer

Es gibt sowohl für Windows als auch für Mac ein vorkonfiguriertes Softphone, das Sie herunterladen und auf ihrem Notebook/PC installieren können. Sie bekommen zusätzlich auch ein USB Headset zum Telefonieren. Das Softphone verhält sich genau so wie ihr Tischtelefon an der PH und die Bedienung des Softphones ist sehr einfach. Bei Interesse an der Softphone Lösung schicken Sie bitte eine e-mail an: telefon-support@ph-ooe.at .

Hardphone für das HomeOffice

Wenn Sie in ihrem HomeOffice ein Hardware Telefon verwenden möchten, ist dies ebenfalls problemlos möglich. Sie brauchen dazu nur eine stabile Internetanbindung und das Hardwaretelefon wird entweder über ein Netzwerkkabel oder über WLAN mit ihrem Router verbunden. Bei Interesse an einem Hardphone für ihr HomeOffice haben, schicken Sie bitte eine e-mail an: telefon-support@ph-ooe.at .

Rufnummernverzeichnis

Das aktuelle Rufnummerverzeichnis der PH finden Sie hier: https://tb.ph-ooe.at

FAQ´s:

Wie kann ich einen internen Anruf tätigen?

• 4-stellige Durchwahl eingeben und den Hörer abnehmen.
  

Wie kann ich einen externen Anruf tätigen?

• Gewünschte externe Rufnummer MIT einer zusätzlichen 0 zu beginn eingeben und den Hörer abnehmen.
  

Wo finde ich meine eigene Durchwahl?

• Diese wird am Displays des Telefons angezeigt.
  

Wie lautet die Adresse vom Webinterface der Telefonanlage?

• https://sip.ph-ooe.at (ist nur von den Computern der PH abrufbar).
  

Wie kann ich meine Sprachnachrichten abrufen?

• Über das Webinterface der Telefonanlage ODER mit dem Telefon durch drücken der Sprachnachricht-Taste (Briefkuvert).
  

Kann ich mir Sprachnachrichten auch via e--mail zustellen lassen?

• Ja, diese Funktion kann über das Webinterface aktiviert werden.
  

Wen kann ich kontaktieren, wenn ich eine Frage zur Telefonanlage habe?

• Das Tel-Support Team unter der e-mail Adresse: telefon-support@ph-ooe.at oder unter der Durchwahl:
  

Wo finde ich ein Telefonverzeichnis aller Durchwahlen der PH?

• https://tb.ph-ooe.at
  

Support

Damit Sie unser Telefonsystem effizient und sicher handhaben können, gibt es immer wieder entsprechende Schulungen . Dabei werden wichtige und neue Funktionen vermittelt, aber auch auf ihre Wünsche und Bedürfnisse eingegangen. Derzeit werden bei uns nur wenige Funktionen unseres Kommunikationssystems verwendet, das zusätzlich noch modular und erweiterbar aufgebaut ist. Aus diesem Grund ist uns ihr Feedback sehr wichtig. Aktuelle Schulungstermine sowohl für Verwaltungs- als auch Lehrpersonal finden Sie hier:

Falls Sie eine Frage haben erreichen Sie das Support-Team am einfachsten unter der e-mail Adresse: telefon-support@ph-ooe.at Bei dringenden Fragen erreichen Sie das Support-Team auch telefonisch unter der Durchwahl: 7021 Sie finden diese Kontaktdaten auf jedem Telefon auf dem gelben Etikett.

Zusätzlich haben wir eine Liste mit FAQ´s hier zusammengestellt, auf der Sie kurz zusammengefasst die wichtigsten Informationen finden.

Telefonanleitungen

Telefonanleitung Polycom Soundpoint 335/650

Hier gehts zu den Anleitungen von den Soundpoint Telefonen.

Telefonanleitung Polycom VVX

Hier gehts zu den Anleitungen von den VVX Telefonen.